Archivmeldung

Bieterverfahren zum Schlossgarten Open Air 2026 bis 2030

Seit der Premiere im Jahr 2015 hat sich das Schlossgarten Open Air zu einer hochkarätigen Musikveranstaltung mit überregionaler Ausstrahlung entwickelt. Der Veranstaltungsort vor dem barocken Osnabrücker Schloss ist aufgrund seines historischen Ambientes beim Publikum sehr beliebt. Bei der Hauptveranstaltungsfläche des Schlossgartens handelt es sich um ein eingetragenes Gartendenkmal. Die Stadt Osnabrück schreibt ein Bieterverfahren für das Festival für die Jahre 2026 bis 2030 aus.

Vorbemerkungen zur rechtlichen Einordnung des Bieterverfahrens:

Die nachstehend beschriebene Musikveranstaltung zum Schlossgarten Open Air 2026-2030 soll durch einen Konzessionsnehmer konzipiert und veranstaltet werden.

Die Auswahl des Konzessionsnehmers erfolgt in einem strukturierten Bieterverfahren und dient der Auswahl des Konzessionsnehmers nach den Grundsätzen der Diskriminierungsfreiheit, Gleichbehandlung und Transparenz.

Es handelt sich nicht um ein förmliches Vergabeverfahren nach dem vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und den genannten Verordnungen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Konzessionsgeberin mit der Durchführung dieses Verfahrens sich diesen Be-stimmungen nicht unterwirft.

Kosten für das Erstellen und die Präsentation der Bewerbungen sowie sonstige durch die Teilnahme an dem Verfahren entstehende Kosten werden den Bewerbern nicht erstattet.

Bewerbungen für die Teilnahme an diesem Verfahren sind bis Freitag, 19.01.2024 möglich.

Die Bewerbungen sind an folgende E-Mail-Adresse zu richten: mersingernoSpam@osnabruecknoSpam.de

I. Vorbemerkungen und allgemeine Beschreibung der Veranstaltung

  • Seit der Premiere im Jahr 2015 hat sich das Schlossgarten Open Air zu einer hochkarätigen Musikveranstaltung mit überregionaler Ausstrahlung entwickelt. Der Veranstaltungsort vor dem barocken Osnabrücker Schloss ist aufgrund seines historischen Ambientes beim Publikum sehr beliebt. Bei der Hauptveranstaltungsfläche des Schlossgartens handelt es sich um ein eingetragenes Gartendenkmal, welches in 2021 mit Städtebaufördermitteln umfangreich saniert und zeitgemäß modernisiert wurde. Dies gilt es bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung zu berücksichtigen. In den vergangenen Jahren haben bis zu 12.000 Zuschauer pro Veranstaltungstag die Veranstaltung besucht.
  • Das Schlossgarten Open Air findet im Schlossgarten Osnabrück auf einer Fläche von ca. 12.000 qm statt. Die genauen Abmessungen und die konkret nutzbaren Flächen ergeben sich aus dem Lageplan, der bei der Stadt Osnabrück abgefordert werden kann.
  • Die Veranstaltungsfläche wird dem Veranstalter für die Dauer der Veranstaltung von der Stadt Osnabrück zur Verfügung gestellt.
  • Das Schlossgarten Open Air findet an 2 - 3 Tagen im August statt (Freitag, Samstag, ggf. Sonntag), der Auf- und Abbau erfolgt jeweils einen Tag vor und nach dem 2-3tägigen Veranstaltungszeitraum.
  • Dieser dauerhafte Erfolg in der Durchführung und Organisation des Schlossgarten Open Air basiert auf einer guten und kontinuierlichen Kommunikation und Vernetzung aller Beteiligten sowie einer professionellen Koordination und Vermarktung, die über die Stadt Osnabrück, insbesondere den Fachbereichen Bürger und Ordnung und Kultur der Stadt Osnabrück, mit dem durchführenden Veranstalter erfolgt. Die Verantwortlichen arbeiten ständig an der Optimierung des Gesamtkonzepts, das traditionelle und innovative Ansätze verknüpft.

II. Es sind folgende Mindestbedingungen durch den Veranstalter zu erfüllen:

Folgende Vorgaben gelten für den Veranstalter zur Durchführung des Schlossgarten Open Air Event in den Jahren 2024-2029:

  1. Der Veranstalter führt das musikalische Programm und die Organisation der Veranstaltung einschließlich der gastronomischen Versorgung im August an 2 - 3 Veranstaltungstagen – zuzüglich einen Tag für den Aufbau und einen Tag für den Abbau – insgesamt auf eigene Rechnung und eigenes Risiko auf den von der Stadt bereit gestellten Flächen im Schlossgarten Osnabrück durch. Die konkreten Veranstaltungszeiten während dieser Tage werden von der Stadt vorgegeben.
  1. Sämtliche Versorgungseinrichtungen (insbesondere Strom, Wasser und Abwasser) sind auf eigene Kosten des Veranstalters fachgerecht durch ein jeweils dafür zugelassenes Unternehmen zu installieren.
  1. Bzgl. der Optik und Gestaltung der Veranstaltungsfläche ist den Vorgaben der Stadt zu den Themen „Sicherheit“ und „Barrierefreiheit“ nachweisbar und prüfbar Rechnung zu tragen.
  1. Darüber hinaus sollte die Aufenthaltsqualität im Veranstaltungsbereich (passend zur Zielgruppe und im Rahmen der räumlichen Möglichkeiten) verbessert werden, z. B. durch Sitzbereiche, Verweilmöglichkeiten. Die Veranstaltungsfläche ist über Dekorationselemente, Beleuchtung und weitere Elemente optisch wertig zu gestalten.
  1. Die Reinigung des Veranstaltungsgeländes ist täglich auf Kosten des Veranstalters fachgerecht vorzunehmen. Dazu gehört auch die Schlussreinigung nach Beendigung der Veranstaltung. Geeignete Mülltonnen sind von Seiten des Veranstalters aufzustellen und fachgerecht zu leeren. Hinsichtlich der Umsetzung ist eine Abstimmung mit dem Osnabrücker ServiceBetrieb vorzunehmen. Zentrale Toilettenanlagen sind aufzustellen, dabei sind auch WCs für Behinderte vorzuhalten.
  1. Der Veranstalter ist für das Einholen und Umsetzen aller Genehmigungen und Abstimmungen, die für die ordnungsgemäße Durchführung dieser Veranstaltung erforderlich sind, verantwortlich. Alle hiermit verbundenen Kosten sind von ihm zu tragen. Ordnungsrechtliche Fragen und alle Sicherheitsauflagen, die mit der ordnungsgemäßen Durchführung dieser Veranstaltung verbunden sind, sind mit allen zuständigen Behörden und Institutionen abzuklären. Insbesondere ist mit dem Fachbereich Bürger und Ordnung der Stadt Osnabrück und dem Osnabrücker Servicebetrieb (OSB) eine Abstimmung erforderlicher Genehmigungen vorzunehmen. Weiterhin muss der Veranstalter einen vollständigen genehmigungsfähigen Bauantrag einschließlich eines Brandschutz- und Evakuierungskonzepts, Sicherheitskonzept und Schallschutzgutachten rechtzeitig vor dem Veranstaltungstermin dem Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege zur Prüfung vorlegen. Insbesondere sind Feuerwehrzufahrten und Rettungswege stets freizuhalten.
  1. Die Absicherung der Veranstaltung durch geeignetes professionelles Sicherheitspersonal muss erfolgen. Das Vorliegen aller erforderlichen Genehmigungen ist der Stadt durch die Vorlage einer Kopie nachzuweisen.
  1. Eine Abstimmung hierzu mit dem Fachbereich Bürger und Ordnung sollte vor der Bewerbung erfolgen, denn eine nachträgliche Ausweitung oder Versetzung von Flächen kann nicht genehmigt werden.
  1. Der Bühnenaufbau ist mit dem Osnabrücker ServiceBetrieb rechtzeitig vor der Veranstaltung abzustimmen. Bepflanzungen, Skulpturen und das Fontänenfeld sowie die sonstige vorhandene Ausgestaltung sind in Abstimmung mit dem OSB wirksam zu schützen. Insbesondere das Fontänenfeld mit den Düsentöpfen, Natursteinelementen und Natursteineinfassung ist von Einbauten freizuhalten.

    Der Zustand der Freianlagen im Veranstaltungsgelände wird von der Stadt und dem Osnabrücker ServiceBetrieb vor der Übergabe der Flächen an den Veranstalter dokumentiert. Die Kosten der Dokumentation trägt der Veranstalter. Unmittelbar nach dem Abbau erfolgt eine gemeinsame Bestandsaufnahme und Übergabe der Flächen an die Stadt. Sollten bei der Rückgabe der Flächen Schäden festgestellt werden, so trägt der Veranstalter die Kosten der Schadensbeseitigung.
  2. Während der gesamten Veranstaltungsdauer muss ein Verantwortlicher des Betreibers auf dem Gelände erreichbar sein.
  1. Für die gesamte Planungs-und Durchführungsphase muss ein verbindlicher Ansprechpartner für das Festival vom Veranstalter benannt werden.

III. Vorgaben der Stadt Osnabrück für die Inhalte der Bewerbungsunterlagen

In den Bewerbungsunterlagen sind folgende Inhalte - mit der nachfolgenden Nummerierung gegliedert - darzustellen und nachzuweisen:

  1. Es sind dem Bühnen-und Veranstaltungsprofil entsprechende Aktionen und die attraktive, publikumswirksame Gestaltung des Programms mit einem Rahmenprogramm konkret darzustellen.
  1. Die zu engagierenden Künstler*innen sind mit ihrem Programm nachzuweisen (z. B. durch Porträts, Veröffentlichungen).
  1. Die Stadt Osnabrück legt Wert auf die Durchführung barrierefreier Veranstaltungen, die Barrierefreiheit ist in den Bewerbungsunterlagen und im Lageplan nachzuweisen.
  1. Es sind schriftliche Erläuterungen zur baulichen und künstlerischen Gestaltung und zur Bewirtschaftung des Bühnenstandorts gefordert, die auf den Charakter des Musikprogramms ausstrahlen und die Veranstaltung prägen.
  1. Es ist nachzuweisen, welche weiteren Unternehmen in die Gestaltung der Veranstaltung (Gastronomie, Bühnenprogramm) eingebunden werden.
  1. Die Stadt Osnabrück legt Wert auf die Durchführung von nachhaltigen Veranstaltungen. Speisen und Getränke sollen grundsätzlich nur in wiederverwendbaren Gefäßen, Packungen und Behältnissen oder auf wiederverwendbaren Tellern o. ä. mit wiederverwendbarem oder verrottbarem Besteck ausgegeben werden. Ist dies im Einzelfall nicht umsetzbar, darf die Ausgabe von Speisen in Behältnissen aus unbeschichteter, verrottbarer Pappe erfolgen. In Einzelfällen werden Ausnahmen von diesen Regelungen zugelassen. In den Bewerbungsanlagen ist eine mögliche Umsetzung zu beschreiben.
  1. Es sind mindestens fünf Referenzprojekte mit über 10.000 Besuchenden pro Tag nachzuweisen, wovon mindestens 2 in den letzten 2 Jahren gewesen sein müssen, die deutlich machen, dass der Veranstalter bereits über mehrjährige Erfahrungen in der Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen im innerstädtischen Raum – auch einer Großstadt – und in der Musikbranche verfügt.
  1. Ein Nachweis des vom Veranstalter eingesetzten Personals ist vorzulegen.
  1. Insbesondere ist ein Sicherheitskonzept vorzulegen und der Nachweis des Vorhaltens geeigneten professionellen Sicherheitspersonals ist zu führen.
  1. In dem von der Stadt Osnabrück bereit gestellten Lageplan sind die geplanten Aufbauten darzustellen und mit der Bewerbung vorzulegen. Es sind Flächen für WC-Anlagen sowie weitere Versorgungs- und Lagerflächen in ausreichendem Maße zu berücksichtigen. Ebenso sind die Flächen für die Flucht- und Rettungswege und die Bewegungs- und Aufstellflächen für die Feuerwehr darzustellen.
  1. Auch die optische bauliche und sonstige Ausgestaltung der Veranstaltungsfläche ist konkret im Lageplan und durch eine Beschreibung darzustellen.
  1. Es ist darzustellen, wie die Reinigung der Veranstaltungsfläche und die Versorgung mit Sanitäranlagen erfolgt.
  1. Es sind ein Führungszeugnis, die Gewerbeanmeldung und der Nachweis eines ausreichenden (Veranstaltungs-) Versicherungsschutzes (insbesondere der Veranstalter-Haftpflichtversicherung) durch den Veranstalter vorzulegen.

IV. Bei der Stadt Osnabrück abzufordernde Unterlagen / Vertragsmuster

Bei der Stadt Osnabrück, Fachbereich Kultur, Frau Patricia Mersinger, Postfach 4460, 49034 Osna-brück sind folgende Unterlagen abzufordern:

  1. Lageplan mit der Darstellung der Veranstaltungsflächen am Osnabrücker Schloss
  2. Vertragsmuster für die Inhalte der Beauftragung
  3. Wertungsmatrix für die Entscheidung des Bieterverfahrens

Der Einsendeschluss für die Unterlagen zum Interessenbekundungsverfahren ist der 19.01.2024

Die Einsendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt an die Stadt Osnabrück, Fachbereich Kultur, Frau Patricia Mersinger, Postfach 4460, 49034 Osnabrück.

Bei mehreren Bewerbungen entscheidet anhand einer Wertungsmatrix das Angebot, das alle benannten Kriterien vollständig und am besten erfüllt. Nicht rechtzeitig eingereichte Unterlagen können nicht berücksichtigt werden.

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